Noen ledere opplever at en stor del av tiden deres går med til å fokusere på utførelse og operasjonelt arbeid, på bekostning av et mer helhetlig strategisk og taktisk fokus.

Hamsterhjulet er en metafor som brukes for å beskrive en situasjon der noen er overdrevent fokusert på utførelse og det operasjonelle, på bekostning av ledelse og utvikling. Dette kan medføre at gjøremålslisten blir uendelig lang, og at selv store mengder arbeidsinnsats skaper begrenset fremgang og endring, både for selskapet, de ansatte og lederen selv.

Hamsterhjulet handler om hvordan vi fordeler tiden vår. Som ledere bruker vi tiden vår hovedsaklig i en av fire moduser:

1. 🔨 Utførelse, hvor vi fokuserer på oppdrag og utfordringer vi har ansvar for.
2. 🌱 Selvvutvikling, hvor vi identifiserer og utvikler eget potensiale.
3. 💙 Talentutvikling, hvor vi gjør andre i stand til å bevege seg raskere og gjøre en best mulig jobb.
4. 👩‍💻 Innsiktsutvikling, hvor vi tydeliggjør hva som forventes av hvem og hvordan møte forventningene.

Vi kan se for oss modusene slik:

Mange ledere tilbringer for mye tid i utførelsesmodus, og for lite tid i de andre modusene. Og når de først går inn i et annen modus, så er de usikre på hva som har prioritet og hvordan de kan skape best mulig effekt og samtidig bruke minst mulig tid.

Symptoms

1. Distrahert leder: Lederen blir stadig distrahert av gjøremål og utfordringer, og sliter med å finne tid og konsentrasjon til viktig og langsiktig arbeid.
2. Manglende lederutvikling: Lederen utvikler seg i liten grad som leder fordi hen opplever at hen ikke har tid til å investere i personlig og lederfaglig utvikling.
3. Lav selskapsvekst: Selskapet vokser sakte, eller ikke i det hele tatt.
4. Lav medarbeiderutvikling: Ansatte får ikke den nødvendige opplæringen, oppfølgingen og støtten de trenger til å overta komplekse arbeidsoppgaver og frigjøre mer ledertid.
5. Uklar retning og forventninger: Mål, ambisjoner og forventninger forblir uklare, dårlig forstått eller i liten grad satt i system.

Consequences

1. Ledere blir syke eller forsvinner: Ledere som forblir i hamsterhjulet for lenge uten å "komme opp for luft" kan oppleve å bli stresset, utbrenthet, og til slutt forlate eller legge ned bedriften.


2. Manglende skalerbarhet: Utilstrekkelig tid brukt på innsiktsutvikling kan skape avhengighet av nøkkelpersoner og hemme skalering og vekst.


3. Lav medarbeiderengasjement: Manglende fokus på talentutvikling kan gjøre det vanskelig å delegere komplekse oppgaver og påvirke ansattopplevelsen negativt.

Workarounds

Her er noen eksempler på handlinger som folk tar for å takle symptomene uten å egentlig løse de underliggende rotårsakene:

1. Overarbeid: Lederen jobber lenger eller tar med seg jobben hjem for å forsøke å ta unna oppgavene, noe som kan føre til utbrenthet og dårligere ytelse på lang sikt.


2. Kortsiktig prioritering: Lederen fokuserer på kortsiktige, umiddelbare oppgaver som gir raske resultater, på bekostning av viktige aktiviteter som krever mer tid og innsats for langsiktig suksess.


3. Ignorere eget utviklingsbehov: Lederen unngår å investere tid i sin egen personlige utvikling ved å nedprioritere læringsmuligheter og profesjonell vekst.


4. Overdreven kontroll: Lederen blir overinvolvert i detaljstyring av oppgaver fordi de ikke har nok tillit til teammedlemmer til å delegere.


5. Kortsiktige målsettinger: Leeren setter kortsiktige mål som er lett målbare og gir raske resultater, selv om de ikke nødvendigvis er i tråd med organisasjonens overordnede strategi og visjon.


6. Brannslukking: Lederen bruker mesteparten av tiden på å håndtere akutte problemer og kriser, som igjen hindrer dem i å dedikere tid til mer strategisk arbeid.


7. Tilbaketrekning fra medarbeidere: Ledere holder seg isolert eller unngå samhandling med medarbeidere for å frigjøre tid, selv om dette kan redusere teamets engasjement og følelse av lederskap.


8. Si ja til alt: Lederen aksepterer alle forespørsler og oppgaver uten å vurdere om de er i samsvar med deres roller eller strategiske mål, noe som kan føre til overbelastning.


9. Utskifting av verktøy: Lederen hopper fra et delegeringsverktøy til et annet i håp om at det vil magisk løse utfordringen, uten å vurdere hvordan de bruker verktøyene.


10. Unngå konfrontasjon: Lederen unngår vanskelige samtaler om behovet for mer balansert tidsbruk, og i stedet bare jobber videre som før.

Disse omgåelsene kan virke som en midlertidig lindring, men de adresserer ikke de grunnleggende årsakene til dårlig fordeling av ledertid og kan forverre problemet på lengre sikt.

Root causes

Når ledere fordeler tiden sin feil kan det skyldes en mangel i en eller flere av følgende faktorer:

Bevissthet og opplæring

Lederen er i liten grad bevisst de forskjellige fokusmodusene, og bruker de ikke aktivt til å tenke på, styre og holde seg ansvarlig til egen tidsfordeling i hverdagen.

Verdiforståelse

Lederen har en begrenset forståelse av hvordan hver fokusmodus bidrar til å nå organisatoriske mål. Dette kan føre til for lite tid og energi brukt i visse moduser.

Emosjonell motstand

Lederen nedprioriterer noen av fokusmodusene fordi de oppleves kjedelige eller fordi lederen knytter lite mestring til typen arbeid.

Kultur

Bedriftskulturen fremmer en "all hands on deck"-mentalitet der det å være i utførelsesmodus verdsettes høyere enn å bruke tid på selvutvikling, talentutvikling eller innsiktsutvikling.

Delegering

Listene i utførelsesmodus er så lange (det er ikke nok arbeid delegert) så man kommer seg aldri ut av utførelsesmodus.

Manglende tidsstyringsevner

Lederen mangler effektive tidsstyringsferdigheter, noe som fører til at de ikke klarer å balansere tiden sin mellom ulike fokusmoduser. Dette kan føre til at de blir fanget i utførelsesmodus og neglisjerer de andre modusene.

Manglende prioriteringsevner

Lederen har vanskeligheter med å identifisere og prioritere hvilke oppgaver og aktiviteter som bør tilordnes hver fokusmodus. Dette kan føre til at de bare fokuserer på det som virker umiddelbart presserende i stedet for å ta hensyn til langsiktig utvikling.

Systemrigg

Systemene og arbeidsverktøyene lederen bruker er enten

1. Kun fokusert på styring av utførelse, slik som mål, oppgaver og prosjekter (tenk Asana), eller


2. Så åpne og fleksible at man er avhengig av å konstruere egne, gode fokusmoduser inne i systemet for å opprettholde fokus (tenk Notion).

Oppfølging, ansvarliggjøring og måling

Ingen kan se i hvilken grad lederen har tilbragt tid i de forskjellige fokusmodusene, eller har mandat til å følge opp lederens bruk av tid i de forskjellige fokusmodusene.

Proposed solutions

Her er noen av tingene som kan gjøres i en organisasjon for å unngå og motvirke denne utfordringen:

Bevissthet og tankemønster

• Bevissthet om eksisterende adferd: Utvikle lederens bevissthet om hva de gjør for å ivareta de forskjellige fokusmodusene i dag, hva som har prioritet i hvert modus og hvor mye tid de bruker på prioriteringene (se anatomien for fokusmodus).


• Fokusmodusopplæring: Utvikle ledernes bevisstheten om og betydningen av å balansere fokusmodusene for å oppnå individuelle og organisatoriske mål.


• Modusfordelingsstrategier: Etablér en klar strategi som tydelig forklarer hvordan hvert fokusmodus bidrar til organisasjonens mål, og kommuniser dette for å motivere endringer i tankegangen.


• Kulturendring: Endre organisasjonskulturen ved å belønne og anerkjenne ledere som engasjerer seg i selvutvikling, talentutvikling og innsiktsutvikling, ved siden av utførelsesmodus.

Kompetanse

• Delegeringstrening: Gi lederne opplæring i effektiv delegering for å bygge opp deres ferdigheter til å fordele ansvar og frigjøre tid.


• Tidsstyringstrening: Gi lederne opplæring i tidsstyring for å utvikle ledernes evne til å planlegge og fordele tiden mer effektivt.

Adferd

• Ledercoaching: Gi individuell coaching for å hjelpe ledere med å utforske hindre og endre adferd som hindrer en balansert tidsfordeling.


• Prioriteringsveiledning: Innfør retningslinjer og verktøy som hjelper ledere med å identifisere og prioritere oppgaver basert på fokusmoduser og organisasjonens mål.

System og prosess

• Tilpassede verktøy: Vurder tilpasninger i eksisterende systemer og verktøy for å støtte bruk av fokusmodusene og enklere planlegging av tid.


• Tidsrapportering: Implementer systemer for tidsrapportering som gir ledere muligheten til å spore og analysere tidsfordelingen mellom forskjellige fokusmoduser.