For å kunne gjøre en god jobb og fokusere på de rette tingene i en organisasjon trenger vi å forstå vår plass i organisasjonen og hva som forventes av oss. Forståelse for hvilke roller man forventes å praktisere og et tydelig bilde av rollens forventninger, rammebetingelser og mandat er essensielt for å kunne lage en plan for å lykkes, og være trygg på at man gjør de rette tingene.

Dessverre har alt for mange mange organisasjoner fortsatt en "Her er PC-en - du finner nok ut av det" mentalitet.

Denne tilnærmingen skaper uklarhet rundt hva som forventes av en, noe som kan ha vesentlig negative konsekvenser på både prestasjon og mental helse.

Symptoms

• Ingen formalisert onboarding.
• Få dokumenterte forventninger til organisasjon, team eller roller.
• En ledelse som mener at struktur og strategi ikke passer selskapets kultur, identitet, selskapsstadie eller tiden vi lever i.

Consequences

• Usikkerhet og forvirring på grunn av at man vet hva som forventes av en, hvor eget ansvar begynner og slutter, og hvilke risikoer man skal håndtere


• Stress og overveldelse på grunn av for mange ting som konkurrerer om oppmerksomheten min


• Frustrasjon på grunn av uklar arbeidsfordeling, som
  
  
  
  • øker tiden som trengs for å koordinere arbeidet
  
  
  • øker sannsynligheten for at noen beveger seg inn på ditt område (eller du på inn på deres)
  
  
  
  


• Bekymring for å bli avslørt som en bedrager fordi en ikke vet hva som forventes og hvordan man kan bli bedre i jobben


• Manglende mestring fordi man ikke har konkrete rammer å sammenligne seg med


• Overarbeid og utbrenthet blant people-pleasere eller endre profiler hvis løsning er å gjøre "alt" for å møte de uformaliserte forventningene


• Uenighet og friksjon i diskusjoner om hvem som har ansvar for hva


• Urettferdighet for ja-ansatte grunnet manglende åpenhet om hvem som gjør hva, noe som gjør det vanskeligere for både ansatte og ledere å tydelig erkjenne at noen har tatt på seg mer ansvar enn andre


• Stagnasjon fordi man ikke vet hvordan man kan forbedre seg i jobben sin

Workarounds

• Gjøre operasjonelle ting man opplever relatert til rollen, men som man frykter ikke er det rette/viktigste å fokusere på


• Samtaler med kolleger og leder i et forsøk på å kartlegge rolleforventninger og onboarde seg selv

Root causes

Ledelseskompetanse

Ledelsen har lite teoretisk og/eller praktisk forståelse for

• Rolleklarhet og dets påvirkning på folks prestasjon og mentale helse


• Strategi og overordnet retningsstyring og prioritering generelt


• Organisatorisk klarhet som konsept, og manglende mestring av ferdighetsettene som trengs for å etablere organistorisk klarhet (som forventningdesign, organisasjonell anatomi og organisasjonell identitet)

Lederprioriteringer

• Ledelsen har ikke prioritert å reflektere over, ta stilling til og bli samsnakket om hva som skal forventes av hvem


• Organisasjonen har inget formalisert sted hvor playbook-en for organisasjon, team og roller organiseres og forbedres


• Organisasjonen har inget onboardingsprogram, eller onboardingsprogrammet er ikke sentralisert rundt rolleforventninger

Lederbeslutninger

• Det er ikke tydelig hvem som har ansvaret for å vedlikeholde og synkronisere folk med hvilke deler av hvilke playbooks

Ideal situation

Den ansatte kan svare med høy grad av enighet på alle spørsmålene knyttet til ansattfungering.

Proposed solutions

Kortsiktig

• Dele beskrivelsen av denne utfordringen med ledelsen for å skape bevissthet om utfordringen og relaterte konsepter


• Utvikle individuell rolleklarhet ved hjelp av prosessen for å beskrive en rolle


• La ansatte som savner rolleklarhet besvare undersøkelsene knyttet til ansattfungering  og dele resultatene med ledelsen

Mellomlangsiktig

• Gjennomføre mer moderne og mindre forpliktende strategiske øvelser som krever lite kompetanse eller forarbeid, slik som f.eks. utforming av et Business Model Canvas.

Langsiktig

• Designe utvikllingsprogrammer eller coache ledelsen for å forbedre forståelse og ferdigheter knyttet til organisasjonsdesign


• Etablere en organisasjonstaksnomi som tydeliggjør hvilke organisasjonsforventninger som er etablert og hvilke som mangler for hvilke deler av organisasjonen


• Etablere et system som skaper et gradvis tydeligere bilde av hva som forventes av hvem på organisasjons-, team- og individnivå


• Etablere et onboardingsprogram fokusert og evaluert på det å skape rolleklarhet