Kartlegging

Å identifisere og intervjue noen som har en god forståelse av problemet er antagelig de viktigste stegene du kan gjøre for å sikre en god løsning.

For å identifisere noen med god problemforståelse, begynn med å identifisere problemeier ved å stille spørsmålet "hvem hadde brydd seg mest dersom denne oppgaven ikke ble utført" inntil du finner personen som svarer "jeg".

Dersom du mener at problemeier ikke har tilstrekkelig kompetanse/innsikt til å kunne beskrive problemet (eksempelvis fordi problemstillingen er teknisk og problemeier ikke er det), identifiser en annen person som du mener er bedre i stand til å beskrive problemet.

Når du har identifisert noen som er i stand til å beskrive problemet på en god måte, still vedkommende følgende spørsmål:

Kan du beskrive dagens situasjon og hva som er problematisk med den?

Hva er ønsket situasjon?

Har du registrert noen forslag til løsning som gir oss ønsket situasjon?

Finnes det andre med en interesse i problemet som også bør stilles disse spørsmålene for å sikre en komplett problemforståelse?

Gjør problemeier oppmerksom på oppgavens eksistens dersom du har grunn til å mistenke at problemeier ikke allerede er kjent med oppgaven. Indikasjoner kan være at problemeier ikke allerede står som bestiller av oppgaven og/eller du har innhentet problemforståelsen fra noen andre med bedre forståelse for problemet.

Før du beskriver problemet, vurder hvorvidt du har sett og forstått det store bildet: Hvilken smerte medfører problemet på kort og lang sikt?

Problemforståelsen bør deles inn i:

• Nåværende situasjon
• Konsekvensen av nåværende situasjon
• Ønsket situasjon

En god problemforståelse gir tilstrekkelig informasjon til at hvem som helst i teamet kan ta arbeidet videre til planleggingsstadiet.

Dette gir vedkommende en anledning til å supplere og korrigere problemforståelsen ved behov.

For å unngå å finne opp hjulet på nytt, innhente erfaringer fra andre som har utført tilsvarende arbeid tidligere. Du bør, i prioritert rekkefølge:

1. Undersøke om det finnes en relevant prosedyre å følge
2. Snakke med noen med erfaringer fra tilsvarende arbeid (eksempelvis kolleger, leverandører, eget nettverk, etc)
3. Søke etter relevante erfaringer på nettet

Du er ferdig med oppgaven når du har en forståelse av en eller flere forskjellige måter problemet kan løses og eventuelle fordeler og ulemper forbundet med hvert alternativ.

En velegnet løsning er en løsning vi kan sannsynliggjøre at vi gi oss ønsket situasjon raskest og billigst mulig.

I prioritert rekkefølge:

1. Dersom det finnes en relevant prosedyre: Påfør denne
2. Dersom det ikke finnes en relevant prosedyre, men det er sannsynlig at noen vil trenge å løse tilsvarende problem i fremtiden: Påfør prosedyren for å Utforme en prosedyre
3. Dersom det ikke finnes en relevant prosedyre, og det er lite sannsynlig at noen vil trenge å løse tilsvarende problem i fremtiden: Lag en plan med utgangspunkt i hvordan vi bryter ned arbeidet og hvordan vi forholder vi oss til estimater. Planen skal også forsikre tilfredsstillende kvalitetskontroll av arbeidet.

Nyttegjør kommentarfeltet eller deloppgaver til å gjengi fremdriften i utforming av planen.

• Gjennomgå oppgavens beskrivelse
• Gjennomgå planen/prosedyren(e) som er laget med et kritisk blikk:
  • Er beskrivelsene tydelige nok?
  • Er det ting som ikke er hensyntatt?
• Gå god for at planen/prosedyren sannsynligvis vil produsere ønsket løsning på problemet i oppgavebeskrivelsen

Dersom det er utformet en prosedyre som en del av planleggingen:

• Se over prosedyren for å utforme en prosedyre og kommenter på evt avvik fra disse forventningene.

Dersom arbeidet er av en slik størrelse eller natur at bestiller muligens har konkrete forventninger til få arbeidet utført innen en viss tid, eller det ikke finnes eksisterende budsjetter som arbeidet kan føres mot, be kundeansvarlig påføre prosedyren for å utforme en bestilling.