Etablere tydelig forventninger/behov til ny leverandør slik at vi øker sannsynligheten for at ny leverandør møter forventninger som ikke bli ivaretatt i dag.
Oppgaver som inngår i denne sjekklisten:
Formålet er å kartlegge hvorfor vi mener vi trenger en ny leverandør og hva ønsker vi å bruke de til (på kort og lang sikt). Kartleggingen søker å bidra både til bedre forståelse av behovet internt, og som et grunnlag for å formidle våre behov til potensielle leverandører. Relevante spørsmål å svare på er:
Snakk med kolleger, venner og nettverk. Søk på nettet. Velg ut 2-3 potensielle leverandører som
Opprett en deloppgave pr potensiell leverandør med leverandørens kontaktinformasjon, og påfør prosedyren for å evaluere potensiell leverandør.
Lag et Google regneark med faktorer for å score, pr leverandør:
Legg inn en lenke til regnearket på Evaluere leverandører.
Hvis ingen leverandører oppleves å ha kommet tilstrekkelig tilfredsstillende ut av evalueringen (dvs scorer overall under forventning), vurder å starte prosessen på ny.
Gjøres som et utgangspunkt av daglig leder.
Dersom daglig leder har forestått store deler av øvrige oppgaver på egen hånd bør kontrollen utføres av noen andre.
I dette så inngår også å informere evt eksisterende leverandører som erstattes av ny leverandør.
Avhenger av hva vi ønsker og hvordan leverandøren foretrekker å operere.
Hvis relevant, nyttegjør prosedyren for å inngå en kontrakt.
Hva dette ser ut som avhenger av hva som skal kjøpes. Skal vi f.eks. kjøpe en rekrutteringsprosess så har vi egne prosedyrer for dette.
Dersom det oppleves relevant å først etablere et godt samarbeid, nyttegjør prosedyren for å etablere et godt samarbeid.
Dersom du er usikker på om det vi skal kjøpe har en relevant prosedyre, opprett en egen oppgave for det vi ønsker å kjøpe og påfør prosedyren for Kartlegging.
Opprett en hook på å evaluere leverandøren oppimot spådommen i leverandørmatrisen 6 måneder etter første leveranse. Dersom prestasjonen avviker fra forventning av betydning bør det opprettes observasjoner med det formål å identifisere forbedringspotensiale i prosedyren for å finne, evaluere og velge en ny leverandør.