Checklist

Finne og velge en ny leverandør

Etablere tydelig forventninger/behov til ny leverandør slik at vi øker sannsynligheten for at ny leverandør møter forventninger som ikke bli ivaretatt i dag.

Copy to your organization

Beskriv behov/forventninger til ny leverandør

Formålet er å kartlegge hvorfor vi mener vi trenger en ny leverandør og hva ønsker vi å bruke de til (på kort og lang sikt). Kartleggingen søker å bidra både til bedre forståelse av behovet internt, og som et grunnlag for å formidle våre behov til potensielle leverandører. Relevante spørsmål å svare på er:

  • Hvorfor ønsker vi å kjøpe tjenesten (hvorfor kan/ønsker vi ikke å gjøre jobben selv)?
  • Hvilke produkter/tjenester planlegger vi å kjøpe fra leverandøren?
  • Hva ser vi etter i en ny leverandør?
  • Hvordan anslår vi størrelsen på behovet vårt?
  • Hvordan kan leverandøren med sin kompetanse evt tilføre oss verdi på andre måter enn de produktene/tjenestene vi allerede planlegger å kjøpe?
  • Hva slags øvrig informasjon om oss tror vi en leverandør av denne typen har nytte av for å sikre en best mulig match mellom oss og dem?
Identifiser potensielle leverandører og kontaktinformasjon for disse

Snakk med kolleger, venner og nettverk. Søk på nettet. Velg ut 2-3 potensielle leverandører som

  • Har potensiale til å møte våre forventninger til ny leverandør
  • Opererer i vårt område
  • Sannsynligvis vurderer oss som en tilstrekkelig interessant kunde
  • Fortrinnsvis: Er spesialisert innen vår bransje
Evaluere leverandører 1

Opprett en deloppgave pr potensiell leverandør med leverandørens kontaktinformasjon, og påfør prosedyren for å evaluere potensiell leverandør.

Lag et Google regneark med faktorer for å score, pr leverandør:

  • Kost/nytte (prisen vi betaler vs verdien vi vil få)
  • Leverer til tilfredsstillende frist
  • Leverer tilfredsstillende kvalitet
  • Kunnskap om og forståelse for våre problemstillinger/domene/bransje (oss)

Legg inn en lenke til regnearket på Evaluere leverandører.

Velge leverandør 6

Hvis ingen leverandører oppleves å ha kommet tilstrekkelig tilfredsstillende ut av evalueringen (dvs scorer overall under forventning), vurder å starte prosessen på ny.

Gjøres som et utgangspunkt av daglig leder.

Dersom daglig leder har forestått store deler av øvrige oppgaver på egen hånd bør kontrollen utføres av noen andre.

I dette så inngår også å informere evt eksisterende leverandører som erstattes av ny leverandør.

Avhenger av hva vi ønsker og hvordan leverandøren foretrekker å operere.

Hvis relevant, nyttegjør prosedyren for å inngå en kontrakt.

Hva dette ser ut som avhenger av hva som skal kjøpes. Skal vi f.eks. kjøpe en rekrutteringsprosess så har vi egne prosedyrer for dette.

Dersom det oppleves relevant å først etablere et godt samarbeid, nyttegjør prosedyren for å etablere et godt samarbeid.

Dersom du er usikker på om det vi skal kjøpe har en relevant prosedyre, opprett en egen oppgave for det vi ønsker å kjøpe og påfør prosedyren for Kartlegging.

Evaluere leverandøren

Opprett en hook på å evaluere leverandøren oppimot spådommen i leverandørmatrisen 6 måneder etter første leveranse. Dersom prestasjonen avviker fra forventning av betydning bør det opprettes observasjoner med det formål å identifisere forbedringspotensiale i prosedyren for å finne, evaluere og velge en ny leverandør.