Følge opp status på et prosjekt med låst omfang

Dersom det er noen oppgaver på toppnivå som mangler estimater, estimer disse.

Hent prosjektets framdrift fra prosjektets oversiktsfane eller KPI-er og vurder prosentvis faktisk framdrift oppimot

• Om vi har kommet langt nok
• Om prosentangivelsen fremstår riktig oppimot magefølelsen
• Om fremdrift beveger seg i forventet takt med budsjettforbruket

Dersom framdriften ikke møter forventningene, påfør prosedyren for å Kartlegge og utbedre avvik i hastighet på prosjektframdrift
på en deloppgave med tittelen "Mangelfull framdrift [dato]" under oppgaven "Rapportere og behandle avvik".

Gå til prosjektets oppgaveliste og trykk på menyvalget for "Frist".

Dersom oppgaver ikke ligger an til å bli løst til fristen, konsulter prosjektets dokumentasjon for konsekvensene dersom fristene ikke overholdes og vurder hvilke frister det eventuelt kan forvaltes nye forventninger til.

Se notater innhentet ifm prosjektets kick-off og lagret på prosjektets Prosjektledelse-oppgave.

Hent prosjektets budsjett vs estimat fra prosjektets prestasjonsfane eller KPI-er.

Dersom budsjettet ikke ligger an til å strekke til sammenlignet med det realistisk estimatet med > 7 timer, påfør prosedyren for å Kartlegge og utbedre avvik mellom estimat og budsjett på en deloppgave med tittelen "Kartlegge og utbedre avvik mellom estimat og budsjett [dato]" under oppgaven "Rapportere og behandle avvik".

Det er nok kapasitet og oppgaver som ikke er blokkert til at vi kan ha forventet framdrift et stykke fremover.

Hvis mange blokkere

Dersom fremdrift ligger an til å stoppe opp de nærmeste ukene pga mange blokkere:

• Forsikre at de som er ansvarlige for oppgaver som blokkerer annet arbeid er kjent med dette
• Legg inn eventuelt relevante allokeringer for å følge opp/sikre at blokkerne løses opp med forventet hastighet
• Kartlegg om det er arbeid (evt deler av dette) som kan påbegynnes tidligere enn nåværende blokkene tilsier. Dersom det oppleves suboptimalt å påbegynne andre oppgaver tidligere, gå i dialog med bestiller for å kartlegge hvorvidt dette allikevel er ønskelig (for å sikre fremdriften)

Hvis manglende kapasitet

Dersom fremdrift ligger an til å stoppe opp de nærmeste ukene pga lite kapasitet:

• Kartlegg om prosjektet kan tildeles mer kapasitet
• Informere prosjektets interessenter om redusert kapasitet til prosjektet ifm Orientere interessenter om prosjektstatus og hvordan det forventes å påvirke fremdriften

Gå til prosjektets oversikt for å kartlegge deadline. Dersom prosjektet nærmer seg slutten bør man intensivere den aktive oppfølgingen for å forsikre at innspurten av prosjektet møter forventningene til fremdrift, budsjettforbruk, etc.

Eksempelvis:

• Minne prosjektmedlemmene om prosjektets deadline når denne nærmer seg
• Innhente informasjon og, vurdere realismen i og forvalte forventninger tilknyttet framdrift og budsjettforbruk

Forsikre at du er oppdatert på status ved å sjekke timeforbruk siden forrige statusoppdatering og fremdrift på oppgavene.

Orientere så prosjektets interessenter om status på prosjektet iht hyppigheten og kanalen formidlet i prosjektets dokumentasjon > Dialog og oppfølging, i form av:

• Hva som har skjedd siden sist
• Hvordan fremdrift og budsjettforbruk ligger an sammenlignet med forventning
• Eventuelle faktorer som hindrer framdrift i arbeidet (inklusive eventuelle observasjoner parkert til prosjektets agenda)