Helsesjekk

Kommunikasjonsstrategi

Sikre et bevisst og helhetlig forhold til hvordan vi kommuniserer slik at vi kan få best mulig effekt av kommunikasjonen. Unngå å kaste babyen ut med badevannet når vi evaluerer og reorganiserer måten vi kommuniserer på (f.eks. reevaluerer møtestrategien vår).

Kopier til din organisasjon

1 - Omfang

Situasjon

Sikre en bevissthet om når vi kommuniserer.

Hvem

Forsikre en bevissthet om hvem som trenger å kommunisere med hverandre.

  • Mennesker
  • Team
  • Systemer

Hva

Sikre en bevissthet om hva vi trenger å kommunisere om.

  • Strategi og målsettinger
  • Beslutninger
  • Fremdrift

Nivå

Sikre en bevissthet om på hvilket nivå vi kommuniserer.

  • Internt
    • Leder <> ansatt
    • Team <> team
  • Eksternt
    • Organisasjon <> kunde
    • Organisasjon <> leverandør
    • Organisasjon <> styre
    • Organisasjon <> stakeholder

Ressursallokering

Forsikre en bevissthet til hvor mye tid og penger vi investerer i kommunikasjon.

Hyppighet

Sikre en bevissthet om hvor ofte vi trenger å kommunisere.

  • Hvor oppdatert informasjon trenger man?
  • I hvor stor grad vil manglende kommunikasjon skape avhengigheter og hemme fremdriften?

Push/pull

Sikre en bevissthet om hvilken informasjon som må pushes ut, og hvilken som kan hentes inn ved behov.

2 - Ansvar

Tilrettelegging

Sikre tydelig fordeling av ansvaret for å tilrettelegge for at kommunikasjon faktisk kan skje på en effektiv måte.

Ansvarliggjøring

Gjøre det tydelig hvem som skal ansvarliggjøre at kommunikasjon skjer på organisasjonelt, team og individnivå.

Evaluering

Gjøre det tydelig hvem som har ansvar for å evaluere at vi får effekten vi forventer av kommunikasjonen vår.

3 - Fundament

Verktøy

Sikre verktøy som skaper gjennomsiktighet i kommunikasjonsaktivitet og status.

Kommunikasjonskanaler tilpasset

  • Dialog og meningsutveksling
  • Persistent informasjon
Prosess

Sikre universalt forståtte og effektive prosesser for å utveksle informasjon.

Eksempelvis:

  • Møter
  • Hand-overs
  • Check-ins
  • Rapporter
Retningslinjer

Sikre gode og tydelige føringer for hvordan vi kommuniserer i forskjellige kontekster.

4 - Effekt

Produktivitet

Unngå at kommunikasjonen skaper unødige avbrytelser i arbeidet og hemmer vår produktive output.

Effektivitet

Sikre effektiv (minst mulig tid brukt på) utveksling av informasjon.

Klarhet

Sikre at informasjonen som utveksles er entydig og universelt forstått.

Samkjøring og forankring

Sikre at vi kommuniserer godt nok til å ivareta samkjøring og forankring på tvers av organisasjonen.

Samhold

Sikre at kommunikasjonen bidrar konstruktivt til vår opplevelse av samhold.

Dobbeltarbeid

Sikre at kommunikasjonen bidrar til å begrense mengden dobbeltarbeid som blir gjort i organisasjonen.

Involvering

Sikre at kommunikasjonen møter forskjellige aktørers forventninger til involvering på de forskjellige stadiene i prosessene våre.

Informasjonstilgjengelighet

Sikre at informasjon er tilgjengelig for folk når og hvor de trenger det.

Informasjonslokalisering

Sikre at folk finner igjen og gjenbruker relevant informasjon (ikke finner opp hjulet på nytt).

Anerkjennelse

Sikre at folk føler seg hørt og deres bidrag sett og verdsatt.

Tilbakemelding

Sikre at vi gir og mottar tilbakemeldingene vi trenger for å forbedre oss.