Organisere seg selv

Å opprettholde bruk av systemer, rutiner og metoder over tid er sentralt for at organiseringen skal fungere.

Det vanligste årsakene til at folk ikke opprettholder systembruk over tid er:

• Ferier og fravær: Når brukere går på ferie eller har lengre fravær, kan de miste kontinuiteten i bruken av et system. Dette kan gjøre det vanskelig å komme tilbake til systemet når de returnerer, spesielt hvis det har oppstått endringer eller oppdateringer i mellomtiden.
• Mangel på orden: Dersom et system ikke opprettholder en god organisering av informasjon eller data, kan brukerne raskt føle seg overveldet og miste oversikten. Dette kan føre til frustrasjon og til slutt redusert bruk av systemet.

For å håndtere disse utfordringene kan det være lurt å:

• Hold av av tid tilbake etter fravær og ferie til å samle og oppdatere alle prioriteringer slik at disse er representative.
• Unngå å falle for fristelsen å la deg styre av andre ting enn systemet når du er tilbake etter fravær (eksempelvis det du har mest lyst til å gjøre, den siste mailen du fikk, etc). Legg inn i systemet hva som har prioritet og forhold deg til prioriteringene.
• Sett av tid jevnlig (f.eks. ukentlig) til å "luke" i systemet, i form av å fjerne utdaterte gjøremål, oppdatere sorteringen av prioriteringer og sikre identifisering av neste steg.

I noen sammenhenger gir det mening å sammenligne hjernen med en datamaskin. Slik en datamaskin har minne, lagringskapasitet og prosessorkraft, har hjernen korttidsminne, langtidsminne og kognitiv kapasitet.

Om du noen gang har latt datamaskinen din stå påskrudd lenge, med flere programmer og faner åpne, har du sikkert merket at den blir stadig tregere. Noen ganger går den helt i stå, og da er ofte en restart den eneste løsningen.

En tilsvarende opplevelse kan vi ha med vår egen hjerne når vi opplever at for mange prioriteringer konkurrerer om oppmerksomheten vår. Vi kan kjenne at vi beveger oss gradvis saktere, går fortere "varme" (blir irriterte/frustrerte), og til slutt kan vi også gå helt i stå. Det kan slå ut som en opplevelse av å være tomme for energi, eller at vi ikke lenger evner å se hva vi bør prioritere.

Når dette skjer er manges intuitive tilnærming å mobilisere krefter og øke innsatsen for å komme ajour. I PC-verden kan dette minne om overklokking. Overklokking betyr å tvinge prosessoren til å arbeide med en høyere hastighet enn det den er konstruert for fra fabrikken. For en datamaskin kan man tillate seg å overklokke i begrensede perioder. For menneskehjerner er det ikke like fornuftig.

Når man føler på mental overbelastning er et bedre alternativ å gjennomføre en restart av hjernen.

En hjernerestart innebærer å stanse alt arbeidet man holder på med, rydde i egne prioriteringer, og redusere mengden parallelle prosesser før man så "skrur på igjen" i form av å gjenoppta arbeidet.

Sjekklisten for å få hodet over vann er et eksempel på en restart-tilnærming til mental overbelastning.