Ferdigheter som inngår i dette ferdighetssettet:
Fungering beskriver evnen til å skape tiltenkt verdi med minst mulig innsats.
Formålet med økt fungering er å redusere friksjon og feil, og øke fart og flyt.
Vi omtaler noe som velfungerende når det fungerer godt og vi kan bruke lite innsats på å få ønsket verdi.
Vi omtaler noe som dysfunksjonelt når det fungerer dårlig og vi må bruke mye innsats på å få ønsket verdi. Når vi beskriver dysfunksjon i miljøer brukes også begrepet giftig (toxic), som et bilde på noe som tapper en for krefter.
Vi omtaler noe som malfungerende når det har sluttet å fungere og vi ikke får verdi uavhengig av hvor mye innsats vi legger ned.
Når vi sier at noe funker så mener vi vanligvis fungering i en binær (av/på) forstand. "Enten så funker det, eller så funker det ikke."
Alle har vi en magefølelse på når noe fungerer godt, og når noe fungerer dårlig. Denne magefølelsen er et resultat av hva vi har sett gjennom livet, og hva vi har tenkt om hvor godt ting har fungert.
Derfor sitter hver enkelt av oss på vår egen subjektive, og ofte ufullstendige, forståelse for hva som gjør noe velfungerende.
Avviket i fungeringsforståelse mellom mennesker er ofte diskrét og kan være vanskelig å få øye på. Men når vi skal samarbeide om velfungering er noen av symptomene at:
- Vi blir frustrerte når folk ikke møter våre forventninger til fungering
- Vi forventer og tolererer forskjellige ting
- Vi trekker i forskjellige retninger fordi vi føler vi må være fanebærere for den delen av fungering som vi virker å forstå bedre enn andre
Fungeringsbevissthet beskriver en person eller et teams evne til å identifisere hva som hindrer fungering og jobbe mot redusert dysfunksjon og økt velfungering.
"Konkurrenten" til fungeringsbevisshet er leveringsbevisshet.
En leveringsbevisst person eller team er fokusert på å få produktet ut døra, koste hva det koste vil. De måler seg gjerne på lagging leveringsindikatorer (som kundetilfredshet).
En fungeringsbevisst person eller team er fokusert på å redusere friksjon i fungeringen slik at det koster mindre tid, penger, energi og friksjon å få produktet ut døra. De måler seg gjerne på leading fungeringsindikatorer (som rolleklarhet).
Fokus på levering over fungering
Lav fungeringsbevissthet gjør at man er fokusert på å levere, uten å evaluere hvor mye av energien brukt til å levere som går tapt i friksjon, dobbeltarbeid og brannslukking.
Manglende anerkjennelse av og framdrift i fungeringsarbeid
Lav fungeringsbevissthet gjør at
- Fungerinsansvar og fungeringsmandat er utydelig plassert
- Fungeringsinnsatsen er usynlig, eller dårlig sett og forstått
- Fungeringsarbeid er utakknemlig og lite anerkjent
- Forsøk på å positivt påvirke fungeringen skaper mye frustrasjon og går sakte
Manglende samkjøring om fungering
Lav fungeringsbevissthet innebærer at folk ikke er bevisst at forskjellige personer forstår forskjellige ting om velfungering (har forskjellig fungeringsforståelse).
Dette kan fort resultere i friksjon og konflikter når de forskjellige partene forsøker å løfte frem viktigheten av å ivareta den delen av velfungering (perspektivet) som de forstår best.
Forsøk på å gjenskape produktet av velfungering fremfor velfungeringen
Når man har lav fungeringsbevissthet forsøker man å gjenskape produktet av velfungering fremfor velfungeringen selv.
Et eksempel: Et av produktene til en velfungerende organisasjon er verdiskapning. Et team med lav fungeringsbevissthet vil se seg om etter flere mennesker og mer kapital (mer drivstoff) for å øke verdiskapningen.
Et team med høy fungeringsbevissthet vil optimalisere for hvordan organisasjonen fungerer (forbedre drivstoffeffektiviteten) for å øke verdiskapningen.
Dysfunksjonsbevissthet beskriver i hvilken grad en person legger merke til og identifiserer friksjon som symptomer på dysfunksjon.
Dysfunksjonssensitiv beskriver hvor følelsesmessig sterkt en person opplever det at noe ikke fungerer.
Fungeringskapabilitet beskriver en person eller et teams evne til å ta tak i og jobbe mot å utbedre dysfunksjon og bevege seg mot velfungering på en måte som er:
- Samkjørt
- Konstruktiv
- Motiverende
- Friksjonsfri
- Effektiv
Dysfunksjonsnummen beskriver apatien eller følelsesen av at det er nytteløst eller håpløst å skulle skape positiv endring. Dysfunksjonsnummenhet farges av endringsviljen til miljøet man er en del av.
Dysfunksjonsnummenhet kan sies å være en variant av learned helplessness.
Å være fungeringsambisiøs betyr at man har ambisjoner om at noe eller noen skal fungere godt.
Når vi hører ordet ambisiøs så tenker vi ofte på prestasjonsambisiøs. Prestasjonsambisiøs er en ambisjon om at noe eller noen skal prestere godt.
Hvorfor er noen grupper så smude å være en del av, mens andre tapper oss for krefter og utmatter oss?
Mye av svaret kan vi finne i gruppas fungeringskultur.
Fungeringskultur beskriver hvordan en gruppe mennesker tenker på viktigheten av å kommunisere rundt og prioritere handling og prosesser knyttet til fungering.
Fungeringskulturen har stor påvirkning på det langsiktige perspektivet, trivselen og utbyttet hver enkelt opplever av å tilhøre gruppa.
Slik kan du evaluere fungeringskulturen i et team eller en organisasjon..
Fungeringskulturen i en gruppe kan plasseres på et spekter fra ingen fungeringsbevissthet til fokus på aktiv utvikling av individene og gruppen som enhet.
Skissen nedenfor beskriver 4 nivåer på et slikt spekter.
En fungeringsdimensjon er en kontekst vi kan bruke till å diskutere og evaluere velfungering.
Det er mange forskjellige dimensjoner som kan beskrives som velfungerende:
- Rolleinnehavere, eks. en velfungerende forelder, livspartner eller leder
- Grupper, eks. en velfungerende bedrift, en familie eller et lag
- Relasjoner, eks. et velfungerende parforhold, et vennskap eller forretningspartnerskap
- Konsepter, eks. et velfungerende produkt, en vane eller en strategi
Her er de overordnede fungeringsdimensjonene på jobb og i privatlivet:
Når vi skal evaluere fungering så bryter vi ned evalueringen i forskjellige perspektiver som sammen beskriver en velfungerende dimensjon.
De konkrete perspektivene vi måler velfungering på avhenger av hva som er formålet med det vi evaluerer, og hvilken verdi det er ment å skape.
Hvis vi blir enige om at formålet med kroppen er å opprettholde bevegelse og arbeidskapasitet over tid, så kan noen av perspektivene vi evaluerer være:
- Oksygenopptak
- Muskelstyrke
- Makspuls
Tar vi i stede for oss et parforhold, så kan vi f.eks. bli enige om at formålet er å:
- Føle oss mindre ensomme, mer verdifulle og mer elsket
- Bli sett, hørt og forstått
- Ha noen å dele livets opp- og nedturer med
- Få støtte til å løse problemer og identifisere våre egne blindsoner
Da vil noen av perspektivene vi ønsker å evaluere være:
- Respekt
- Konfliktløsning
- Lytting
- Støtte
Fungeringsrefleksjon beskriver tiden og handlingen det er å reflektere over og/eller utveksle meninger om hvor godt noe fungerer, og hvordan det kan fungere bedre.
Det er veldig individuelt hvor mye tid en person eller et team bruker på fungeringsrefleksjon innenfor forskjellige dimensjoner, enten intuitivt eller fordi det har blitt satt av tid til det.
Fungeringsrefleksjon kan brytes ned i to typer: individuell fungeringsrefleksjon og kollektiv fungeringsrefleksjon.
Individuell fungeringsrefleksjon er når vi ønsker enkeltindividers refleksjon og synspunkter, uten at det er farget av andres meninger. Spørreundersøkelser er et vanlig verktøy for å fasilitere individuell fungeringsrefleksjon.
Kollektiv fungeringsrefleksjon er når vi sammen ønsker å utveksle synspunkter med det formål å lande en en felles konklusjon av hvor velfungerende noe er. Evalueringer er et vanlig verktøy for å fasilitere kollektiv fungeringsrefleksjon.
Fungeringsforventninger er forventningene til en persons
- Ferdigheter
- Adferd, og
- Mindset
...som påvirker vår opplevelse av velfungering.
Fungeringsforventninger er et produkt av fungeringsrefleksjon.
Å proaktivt formidle tydelige fungeringsforventninger er viktig for at folk skal ha forutsetning for å kunne forstå og møte forventningene.
Fungeringsforståelse er forståelsen en person legger til grunn for å evaluere hvor velfungerende noe eller noen er.
Vi kan tenke på fungeringsforståelse som hvilke perspektiv vi evaluerer velfungering på, og en eventuell sortering av perspektivene relativt sett i forhold til hverandre.
Fungeringsforståelsen til en person er som oftest organisk utviklet over år med observasjoner og refleksjoner rundt hva som fungerer og ikke. Derfor vil fungeringsforståelsen være subjektiv og kunne variere mellom mennesker med mindre man har tatt konkrete grep for å synkronisere den.
Rolletvetydighet er et eksempel på et resultat av manglende samkjøring av fungeringsforståelse, ettersom det da ikke er samsnakkethet i gruppa om hva en velfungernede rolleinnehaver ser ut som.
Fungeringsgapet er gapet mellom hvordan vi forstår fungeringspotensialet (basert på vår fungeringsforståelse) og hvordan vi opplever faktisk fungering.
Når vi snakker om fungeringsansvar så mener vi hvem som har ansvaret for å evaluere og utbedre de enkelte dimensjonene og perspektivene som sammen bidrar positivt til velfungering.
Eksempelvis kan fungeringsansvaret i et team delegeres for perspektiver som
- Rolleklarhet
- Kompetansestyring
- Ansattopplevelse
Når vi sier at noen har et fungeringsmandat så mener vi at de har posisjonen, fullmakten, gehøret og budsjettet som trengs for å påvirke fungeringen.
Det er vanlig i organisasjoner at personene som kjenner på og er frustrert over at noe ikke fungerer er forhindret fra å skape effekten de ønsker fordi de hverken har et uttalt eller u-uttalt mandat til å gjøre noe med det.
I denne posten snakker Simen Sinek om utfordringene knyttet til mangelfullt fungeringsmandat.
Fungeringsbransjen er markedsaktørene som ved hjelp av forskjellige innfallsvinkler søker å bidra til velfungering på individ, prosess, team eller organisasjonsnivå.
Se denne posten for en utdypende forklaring.
En persons eller et teams tilnærming til fungering er enten reaktiv eller proaktiv.
En reaktiv tilnærming betyr at man setter av tid til å handle når man har identifisert noe som et problem (dysfunksjonelt). Dette er den mest utbredte fungeringstilnærmingen fordi den utløses av intuisjon og krever ikke øremerket tid.
En proaktiv tilnærming betyr at man blir enige om hva velfungering ser ut som og øremerker tid med en viss frekvens til å evaluere fungeringen. Dette er en mindre utbredt fungeringstilnærming fordi den krever refleksjon og øremerket tid.
Å insentivere handler om hva folk belønnes for å gjøre.
Å insentivere fungering over levering innebærer å belønne de som jobber med å fungere bedre, fremfor de som klarer å møte konkrete, leveransemessige mål.
Simon Sinek omtaler dette i denne videoen, hvor han bruker begrepet momentum for å beskrive konsekvensen av å fokusere på fungering.
Fungeringssamkjøring er å synkronisere og skape enighet om fungering i en gruppe mennesker.
Prosessen består av å bli samsnakket om:
- Hvilke dimensjoner vi har ansvaret for at fungerer godt
- Hvilke perspektiver vi måler fungering på
- Hvor godt de enkelte perspektivene ivaretas
- Hvem som har ansvaret for å adressere fungeringsgapet
- Hvilke fungeringsforventninger vi trenger å praktisere/øve for å fasilitere bedre fungering
En fungeringsressurs er en interaktiv kunnskapsressurs som skaper bevissthet og samsnakkethet rundt hva fungering ser ut som innenfor forskjellige dimensjoner.
- Undersøkelser
- Helsesjekker
- Rollebeskrivelser
- Ferdighetssett
Et fungeringsprogram er en samling av fungeringsressurser innenfor et gitt område.
Et fungeringsprogram kan ha en eller flere deltagere som forentes å gjennomgå, reflektere over og logge egne synspunkter i tilknytning til de enkelte ressursene.
Formålet med et fungeringsprogram er å bidra positivt til:
- Bevisstgjøring
- Læring og
- Samkjøring
En moderne bedrift bruker systemer for å skape gjennomsiktighet og holde oversikt over aktivitet innen forskjellige områder.
Vi bruker:
- Prosjektstyringsystemer for å få oversikt over leveringsaktivitet
- Økonomisystemer for å få oversikt over økonomisk aktivitet, og
- CRM-systemer for å få oversikt over salgsaktivitet
Men hva bruker vi for å få oversikt over fungeringsaktivitet, dvs aktivitet som er ment å sikre at personer, team og organisasjonen som helhet fungerer godt?
Fungering er det som gjør oss i stand til å skape verdi forutsigbart og effektivt. Når vi fungerer godt så gjør vi de rette tingene på den rette måten med minimal energibruk.
Jobben til et fungeringssystem er å skape gjennomsiktighet i fungeringsaktivitet, lagre resultatet av fungeringsrefleksjon og organisere fungeringsforventninger.
Et godt fungeringssystem gjør det enkelt å:
- Samkjøre oss rundt en delt forståelse av forventninger til fungering (fungeringsforventninger)
- Evaluere og reflektere over hvor godt vi møter forventningene, og
- Identifisere hvor vi bør fokusere utviklingsinnsatsen for å få best effekt ut av den
Wecomplish plattformen er et eksempel på et fungeringssystem.
Et fungeringskart er noe som gir oss en overordnet og navigerbar oversikt over fungeringen til f.eks. en organisasjon eller en familie.
Et godt fungeringskart gjør det enkelt å finne svar på:
- Hva vi bryr oss om at skal fungere
- Hvordan vi forstår og definerer forventningene til fungering
- Hvor godt vi opplever at fungeringsforventningene møtes, og
- Hvor vi er fokusert på å jobbe med å forbedre fungeringen
Et fungeringskart er et naturlig startpunkt i et fungeringssystem.
En fungeringsevaluering er en systematisk gjennomgang av fungeringen til en gitt dimensjon, og perspektivene som anses for å representere dimensjonens velfungering.
En fungeringsevaluering bidrar til å operasjonalisere fungeringsrefleksjon og samkjører relevante parter om hvor velfungerende de forskjellige perspektivene oppleves.
Et fungeringsinitiativ er et prosjekt, en oppgave eller en annen form for tiltak designet med det formål å påvirke fungering positivt.
Vår forståelse for hva som gjør noe eller noen velfungerende er i stadig utvikling, både i team og familier.
Etterhvert som vårt bilde av fungering foredles er vi tjent med å ha en metode å pushe ut den mest oppdaterte forståelsen til de som trenger den slik at vi kan opprettholde en synkronisert tenkning og adferd.
Tenk på det å pushe velfungeringsforståelse som når Tesla pusher programvareoppdateringer til bilene de har solgt (såkalte "over-the-air software updates"). Plutselig opplever du at bilen din fungerer enda bedre, fordi den har fått en software update levert over natten.
I dette eksempelet vil manglende pushing av fungeringsforståelse sammenlignes med at man må levere bilen på verksted for å få programvaren oppdatert.
En fungeringsmetodikk er et sett med verktøy og metoder designet for å forflytte en dimensjon fra dysfunksjon mot velfungering.
Fungeringskonseptene i Wecomplish er et eksempel på en velfungeringsmetodikk.
Fungeringsledelse er jobben med å fasilitere ferdigheter, prosesser og systemer som lar en person, et team eller en organisasjon jobbe proaktivt og metodisk med fungering.
Fungeringsledelse er en helhetlig tilnærming til organisasjonsutvikling.
Formålet med en fungeringscoach er å gjøre personer og team mer fungeringskapable.
En fungeringscoach bidrar ved å skape økt fungeringsbevissthet og hjelpe til med å etablere ferdigheter, prosesser og systemer for å praktisere fungeringsledelse.
Ikke alle team er klare for å jobbe med og få utbytte av fungeringsarbeid.
Fungeringsklarhet beskriver hvor villige og kapable en gruppe mennesker er til å prioritere og lykkes med fungeringsarbeid over tid.
Å gå igang med med fungeringsarbeid uten å være tilstrekkelig fungeringsklar er som å kjøpe et abonnement på et treningseenter uten å være tilstrekkelig treningsklar: Du kommer til å dukke opp et par ganger i starten, men etterhvert som hverdagen kommer og tar deg så vil det bli nedprioritert.
Fungeringsklarhet kan evalueres på:
- Lederne: Høy lederbevissthet blandt lederne
- Team: Sterk fungeringskultur
- Ambisjonstype: Høy fungeringsambisjon
- Prioritering: Prioritering av fungeringsrefleksjon
- Investering: Utvikling av ledere og ansatte
- Delegerering: Tydelig plassering av fungeringsansvar
De vanligste årsakene til at fungeringsarbeid mislykkes er:
- Samkjøring: Man er ikke samsnakket om hva som ikke fungerer godt eller hvordan vi evaluerer fungeringen.
- Prioriteringer: Mangel på tid eller budsjett til å gjøre utbedringer.
- Ansvar: Det er ikke tydelig hvem som har ansvaret for fungeringen.
- Mandat: De som ønsker å utbedre fungeringen har ikke mandat til å påvirke strukturene, kunnskapen eller adferden som påvirker fungeringen.
- Prosess: Det er ingen tydelig metode eller prosess for fungeringsarbeidet.
- Operasjonalisering: Vi har finnes inget sted vi akkumulerer og kalibrerer folk oppimot fungeringsforventninger.
Når vi ønsker å evaluere hvorvidt fungeringsarbeidet vårt har hatt en positiv effekt på fungeringen kan det være intuitivt å forsøke å måle dette i tilfredshet før og etter.
Forsøker vi dette vil vi imidlertid kunne oppleve at selv om vi er overbevist om at vi har hatt en positiv effekt på fungeringen, så vil tilfredshetsundersøkelser kunne vise lite positiv endring. Og noen ganger kan til og med tilfredsheten ha utviklet seg negativt.
Hvordan kan dette ha seg?
Svaret finner vi i hva tilfredshet måler: Tilfredshet er et mål på en persons subjektive opplevelse av gapet mellom hva man forstår som mulig, og hvordan man opplever nå-situasjonen.
Hva man forstår som mulig henger sammen med hvor mye innsikt man har.
Dersom du gjennomfører en trivselsundersøkelse på et stadie hvor folk har lite innsikt, så vil også deres forventninger til hva som er mulig være lave, og nå-situasjonen avviker kanskje ikke så mye fra denne.
Etterhvert som det jobbes med fungering forbedres nå-situasjonen, men ofte vil også forståelsen for hva som er mulig vokse, enten i takt med eller raskere enn hvor fort man lykkes å skape forbedring.
Dette er årsaken til at trivselsundersøkelser kan gi dårlige data om effekten av fungeringsarbeid, fordi ikke bare måler evalueringen av nå-situasjonen, men også evalueringen av hva som oppleves mulig.